La Comisión Europea ha presentado una Comunicación sobre la síntesis del Informe provisional al Consejo sobre la aplicación de la Recomendación 2005/835/CE del Consejo de 14 de noviembre de 2005 relativa a medidas prioritarias para aumentar la cooperación en el ámbito de los archivos en Europa presentado por el Grupo Europeo de Archivos.

El Consejo, en su Resolución de 6 de mayo de 2003 sobre archivos en los Estados miembros, reconoció los retos a los que se enfrentaban los archivos en vísperas de la ampliación de la Unión a diez nuevos Estados miembros. El Consejo pidió una evaluación de la situación de los archivos públicos en la UE y solicitó a la Comisión que presentara un informe que abordara las posibilidades de mejorar la coordinación y la cooperación.

En respuesta a la Resolución del Consejo, la Comisión presentó al Consejo en febrero de 2005 un Informe sobre los archivos en una Unión Europea ampliada, elaborado por un grupo de expertos de los Estados miembros. El informe dio lugar a la Recomendación 2005/835/CE del Consejo, de 14 de noviembre de 2005, relativa a medidas prioritarias para aumentar la cooperación en el ámbito de los archivos en Europa. En dicha Recomendación, el Consejo solicita que, a más tardar tres años después de la fecha de publicación de la Recomendación en cuestión, el Grupo Europeo de Archivos presente un informe sobre la marcha de los trabajos respecto a la aplicación de las medidas prioritarias.

El informe solicitado por el Consejo fue adoptado por el GEA en su reunión de 6 de junio de 2008. En él se incluyen los logros de la aplicación de la Recomendación y algunos de los nuevos desafíos que tendrán que afrontar los archivos en el futuro.

Logros

1. Aumento de la cooperación en Europa en el ámbito de los archivos: El Grupo Europeo de Archivos se creó a principios de 2006 y está compuesto por expertos de los Veintisiete Estados miembros de la UE así como de las cinco instituciones europeas. Desde su reunión inaugural en abril de 2006, el GEA se ha reunido cada semestre para tratar de los avances logrados en la aplicación de la Recomendación del Consejo y ha procurado cooperar con otras redes y sectores pertinentes.
2. Avances con respecto a las cinco medidas prioritarias de la Recomendación:

• Conservación y prevención de daños: la Recomendación del Consejo insta a elaborar un plan de acción para fomentar las medidas de prevención de daños a documentos y archivos en el contexto de catástrofes naturales y otros incidentes perjudiciales.
• Cooperación interdisciplinaria europea en materia de documentos y archivos electrónicos: la Recomendación insta a actualizar y ampliar los requisitos actuales para establecer sistemas de gestión de documentos y archivos electrónicos, como el MoReq. La Recomendación del Consejo también insta a continuar las conferencias del Foro DLM sobre documentos y archivos electrónicos.
• Establecimiento y mantenimiento de un portal de Internet en Europa dedicado a archivos y documentos: La propuesta para establecer un portal de Internet en Europa para los archivos tiene por objeto facilitar el acceso y la utilización, con fines de trabajo, ocio o educativos, del variado material del patrimonio cultural europeo conservado en instituciones públicas o privadas. Por primera vez será posible recuperar la información archivada en Europa, sin limitaciones de carácter nacional, institucional o sectorial. El portal de archivos estará vinculado a EUROPEANA y se prevé la firma de un contrato con la Comisión para financiar el proyecto con cargo al programa eContentplus.
• Fomento de las mejores prácticas en lo que se refiere a la legislación nacional y europea relativa a archivos: propone la creación de una base de datos que vincule la información sobre legislación en materia de archivos y demás leyes relacionadas, a escala nacional y comunitaria, y facilite su consulta. La base de datos proporcionará un panorama de la legislación existente y permitirá la identificación y difusión de las mejores prácticas.
• Adopción de medidas para evitar el robo de documentos de archivo: Un grupo de trabajo desarrolló unos “Principios y orientaciones prácticas” para evitar los robos en los archivos, que servirán de instrumento común para las instituciones de archivo. El grupo ha elaborado asimismo un proyecto de declaración sobre la prevención de robos en los archivos y la lucha contra su comercio ilegal, que debería ser adoptada por los jefes de los archivos nacionales de los Estados miembros.

Desafíos futuros

• La Directiva europea sobre la reutilización de la información del sector público: el GEA propone examinar más detalladamente el mejor modo de explotar el contenido de los archivos y de darle una mayor difusión.
• La relación entre el acceso in situ y en línea a los archivos: el informe del GEA señala que sería oportuno realizar un estudio más amplio sobre las prácticas y experiencias en ese ámbito en los países de la UE y que, además de intercambiar información, sería útil elaborar algunas directrices sobre mejores prácticas.
• Conservación digitalizada de documentos: consecuencias para la administración y la sociedad y papel cambiante de los archivos: el GEA propone estimular y fomentar el debate sobre esta cuestión con objeto de aprovechar todo el valor potencial de los archivos para la sociedad en general y la administración pública en particular, e informará más detalladamente sobre este tema en 2010.
• Creación de una red europea de expertos: el informe del GEA sugiere la creación de una red europea de expertos para dotar a las instituciones y a los profesionales de los archivos en Europa de: apoyo para ejecutar diversos proyectos desarrollados como parte de las prioridades actuales o de otras todavía por definir y apoyo e información sobre otras esferas de competencia mencionadas en el informe.
• Proyecto de un centro de excelencia de archivistas europeos: El objetivo es crear en la UE una nueva generación de gestores de archivos con sólidos conocimientos no sólo de los principales problemas y retos a que se enfrenta la profesión, sino capaces también de diseñar estrategias de gestión y de comunicar al más alto nivel. El centro europeo de excelencia facilitará la formación de un cuerpo de profesionales capaces de desenvolverse en contextos nacionales e internacionales.